Vad är ett ledningssystem?

För många är begreppet Ledningssystem, eller Verksamhetssystem, detsamma som en genomtänkt dokumentation av hur verksamheten fungerar. Kartor, texter, listor med mera som försöker beskriva hur verksamheten fungerar. Fokus är på att inget ska missas, glömmas bort eller inte bli gjort. Men, finns det någon risk med att försöka täcka precis allt? I det här inlägget skriver Efforts Stefan Book, utifrån forskning och mer än tjugo års erfarenhet, om en annan och bredare syn på vad ett ledningssystem är.

 

Ledningssystem – det synliga och osynliga

I början av 2000-talet skrev jag tillsammans med docent Sverker Alänge på Chalmers Tekniska Högskola en forskningsartikel till en konferens. Vi döpte den till The Invisible Success och den gick under ytan på TQM (Total Quality Management). Vi kan översätta TQM till modernt och hållbarhetsinriktat kvalitetsarbete. Ett modernt kvalitetsarbete inkluderar utveckling av ett medvetet och transparent ledningssystem för alla som arbetar i en organisation. I den aktionsforskning* som jag var involverad i blev det tydligt att projekt med fokus på att utveckla ledningssystem riskerade att skapa en tvådelad verksamhet, ett tvådelat ledningssystem. Vi misstänkte att det här fenomenet inte bara gällde ledningssystem för kvalitet, det kunde lika gärna gälla en viss strategi, kompetensutveckling, projektledning eller försäljningsarbete. Och det gäller i allra högsta grad integrerade ledningssystem** eller de som är inriktade på miljö och arbetsmiljö.

Gällande ledningssystem så var det ena osynligt och inkluderade bland annat forskning och utveckling som i praktiken låg bakom produkterna, produkterna i sig, tillverkningsprocesserna och den kunskap som varje person omsatte i handling varje dag samt hur man fungerade tillsammans. Det inkluderade alltså det som i stort låg bakom framgångarna i verksamheten. Det andra ledningssystemet var all dokumentation som försökte beskriva hur man arbetade, det som man pratade om i samband med revisioner och visade omgivningen för att stärka sitt varumärke och kunna bli certifierad. I praktiken var dessa inte separerade utan snarare var de sammanflätade i något komplext som inte var så lätt att förstå. Det som däremot var tydligt var att olika personer förflyttade sig mellan de båda systemen och vilka effekter det gav blev jag intresserad av.

Läs också: ISO-certifiering – Varför? Vad? Hur?

*Aktionsforskningen innebär att jag samlade data som underlag för forskning samtidigt som jag drev ett stort kvalitetsutvecklingsprojekt inom stålindustrin. Stora delar av arbetet handlade om att utveckla en kvalitetskultur som bolaget skulle bygga sin framtid på.

**Begreppet integrerat ledningssystem brukar användas när vi omfattar flera områden, oftast kvalitet, miljö och arbetsmiljö. I praktiken finns en liten problematik i detta då integrerat borde stå för att det har blivit integrerat i företagets verksamhet. Det är alltså det naturliga arbetssättet som vi är involverade i och som samtidigt uppfyller de krav som vi väljer att fokusera.

 

Vad är ett ändamålsenligt och effektivt ledningssystem?

Gällande ledningssystem skulle jag säga att det finns två centrala frågeställningar. Rubriken i den här bloggen fångar den ena: ”Vad är ett ledningssystem?”. Den andra är: Vad är ett ändamålsenligt ledningssystem? Usch! Vilken tråkig fråga. ”Ändamålsenligt ledningssystem”, säg det på en fest och den du pratar med börjar se sig om efter någon annan att prata med. Låt oss formulera den lite annorlunda, även om den föreslagna frågan är korrekt. Jag ställer frågan till dig. Hur tänker och arbetar ni i er organisation för att förstå de behov ni behöver förstå och tillgodose dem för att nå framgång på kort och lång sikt?

Kanske den du pratar med ändå börjar se sig om? Bryt ned frågan lite till och ta den stegvis i olika frågor om du vill minska risken. Vilka är era viktigaste kunder? Vad tycker de om er och era produkter/tjänster? Vad tycker andra om er och era produkter/tjänster? Vad skulle era barn eller barnbarn tycka om det ni gör och har gjort om ni satt i ett förtroligt samtal och berättade allt du vet om er organisation och det som sker där? Vad vill ni med era produkter/tjänster, vad är viktigt? Vilka målsättningar har er organisation och vilka har du? Vilken kompetens behöver ni ha för att kunderna och andra som bryr sig ska gilla er? Hur hanterar ni problem? Hur arbetar ni för att förbättra er? Hur är ni organiserade, vem gör vad och varför? Det finns självklart fler relevanta frågor, men de här är en start.

Ett ledningssystem är i praktiken det samlade system som är under utveckling med människor, maskiner, material och information och som möter era kunder och andra som ni borde bry er om. Det är ert samlade sätt att tillgodose behov, nu och i framtiden, både uttryckta och tysta.

Förenklat går det att säga att Ledningssystemet = Verksamheten. Ja så är det faktiskt och beroende på vilket perspektiv vi sätter på vår verksamhet så kommer slutsatsen vara olika. Sätt ett miljöperspektiv och slutsatsen är annorlunda än om du sätter ett kvalitets- eller arbetsmiljöperspektiv. Detsamma gäller det ekonomiska perspektivet. Så frågan är vilka perspektiv ni har satt på er verksamhet?

Jag vet, det kanske inte är så lätt att ta till sig, men ibland, till och med för det mesta, är det viktigt att inte väja eller rygga tillbaka för det som är komplext om vi verkligen vill åstadkomma något bra. Vi ska däremot vara på vår vakt när vi riskerar att skapa något onödigt komplext när det går att finna en enkel och mer hållbar lösning. Om vi ser ledningssystemet som vår verksamhet så innebär det att vi certifierar just denna.

 

Bli framgångsrik genom ditt ledningssystem

Ändamålet helgar medlen säger ett gammalt ordspråk. Så vad är då ändamålet när vi arbetar med att utveckla ledningssystemet? Varför gör vi det? Vad vill vi åstadkomma? Och här kommer vi in på kärnan i problematiken med dubbla överlagrade ledningssystem. Många säger Vi vill bli bättre och andra har fokus på själva certifikatet. Oavsett vilket är risken stor att vår ambition att bli bättre eller att få ett certifikat leder till besvikelse eller att vi är nöjda av fel anledning.

Vi kanske får certifikatet på ett väldigt enkelt sätt utan att egentligen vara förtjänta av det. Ungefär som att få ett bra betyg i skolan utan att förtjäna det. På vägen har respekten för certifieringar minskat eller så har vår redan låga respekt bekräftats. Det finns tusentals certifikat som företag har fått och får behålla utan någon större ansträngning. Tyvärr kan de här certifikaten underminera möjligheterna att utveckla en genuin kvalitetskultur; dessutom underminerar de tilliten till certifikat bland kunder. Eller kanske vi ska säga som tur är, för det innebär att det faktiskt lönar sig att engagera sig seriöst i utvecklingen av ledningssystemet. Nej! För det är någon kund som i slutet inte får vad de tror att de får. De får inte en produkt eller en tjänst från ett företag som är seriöst intresserade av att göra något riktigt bra av sitt kvalitetsarbete.

Produkten kan visserligen vara bra från vissa perspektiv men jobbar du inte systematiskt kommer du garanterat att missa en mängd viktiga frågor att ställa på vägen till den färdiga produkten eller tjänsten. Det innebär också att de frågorna inte kommer att hjälpa dig att utveckla något riktigt bra. Ett ändamålsenligt och effektivt ledningssystem är alltså det som är fullt integrerat i din framgångsrika verksamhet. Det är ert sätt att utvecklas och ert sätt att leverera genom det ni redan har utvecklat. Är ni inte framgångsrika och effektiva så har ni helt enkelt inte ett ändamålsenligt och effektivt ledningssystem. Det första steget för att utveckla ett ändamålsenligt och effektivt ledningssystem är alltså att fokusera rätt och göra rätt i ett systematiskt och genomtänkt projekt.

Läs också: Ledningssystem – Utveckling eller ångest?.

Till dig som har läst intresserat vill jag rikta ett stort tack för att du tog dig tid. Hoppas att det gav dig något av värde ?

Lycka till!

Genom åren har vi på Effort stöttat många företag i deras utveckling. Ofta som en del i att nå fram till en verksamhet som är certifierad enligt ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001.