4 oktober 2017

Utveckling eller ångest? – 10 principer för ledningssystem och ISO-certifiering

I teorin är standarder, systematik och processer svårt att argumentera emot. Att en skruv från Portugal passar en mutter från Finland är behändigt och att fokusera verksamheten kring flöden som uppfyller kundernas önskemål kan inte vara fel. Men med standardiseringen kring ledningssystem har något gått galet. Varför får så många något tomt i blicken när ord som ledningssystem, ISO 9001, ISO 14001 eller processer nämns?

Vi tror det handlar om att några av grundidéerna med ledningssystem, standarder och certifiering av organisationer tappats bort på vägen. Först och främst, vad är ett ledningssystem? Vi återkommer till själva begreppet men det är viktigt att ha klart för sig att vid en ISO-certifiering talar man om att det är ledningssystemet som ska certifieras. Är detta ett helt nytt område för dig? Kolla på vårt inlägg ISO-certifiering – Varför? Vad? Hur?.

Hursomhelst, många är märkta av tidigare versioner av ISO-standardernas fokus på dokumentation och att alla skulle följa samma mall. Detta resulterade i omfattande och svårförståeliga system som krävde mycket administration. Många upplevde systemen som hämmande snarare än stödjande av riktigt arbete, det vill säga att generera värde för kunder och andra intressenter. Det har gjort att för många är arbetet med ledningssystem ett parallellt spår som plockas fram och dammas av inför revisorns årliga besök. Därmed är det inte konstigt att många blir lite matta i kroppen av tanken på att ”i år kan det vara min tur att uppdatera ledningssystemet”. Vi människor vill känna att det vi gör är meningsfullt.

Hur gör vi då för att ledningssystemet ska vara och upplevas meningsfullt? Vad kan vi göra för att grundtanken med standardisering ska bli verklighet?

Lyckligtvis är förutsättningarna helt andra idag än för 10–20 år sedan. Tekniken har tagit oss från pärmar till molnet med alla möjligheter det innebär. Dagens ISO-standarder är också annorlunda. De är numera skrivna för att det ska vara möjligt att anpassa samt att kunna vara certifierad mot flera standarder samtidigt utan att för den skull behöva ha flera uppsättningar av i princip samma sak.

Vi har satt ihop 10 principer för att ni ska kunna undvika fallgropar och utveckla ert ledningssystem så att det inte hämmar, utan stärker kärnan i er verksamhet.

  1. Ledningssystemet = verksamheten
  2. Gör arbetet strategiskt
  3. Alla är unika
  4. Bygg på det som redan finns och som fungerar
  5. Optimera mängden dokumentation
  6. Gör informationen tillgänglig
  7. Bli bäst på att bli bättre
  8. Involvera mera
  9. Certifikaten kommer (nästan) på köpet
  10. Fråga någon med erfarenhet

 

1. Ledningssystemet = verksamheten

Vi ser ingen skillnad på att utveckla verksamheten och att utveckla ledningssystemet. Vi sträcker oss till och med så långt som att säga att ledningssystemet är verksamheten. Eller ”verksamhetssystem” som man också kan säga. Då följer det också naturligt att konstatera att varje organisation har ett (1) ledningssystem, inte flera! Syftet med ledningssystemet (läs verksamheten) är att ta rätt beslut och sedan genomföra dem på ett smart sätt.

Ledningssystemet består alltså inte bara av dokument eller ens bara information. Vi menar att ett lednings-/verksamhetssystem omfattar även medarbetarna, deras sätt att samarbeta, vad ledningen säger och gör, icke-skriftliga rutiner, maskiner och byggnader, med mera, med mera. Helt enkelt, ledningssystemet = verksamheten.

För att få saker gjort på ett smart sätt handlar det om att se helheten. Dokumentationen, det vill säga beskrivningar av arbetssätt, processer och rutiner blir då en del av det som ska fungera ihop. Ett sådant synsätt leder enligt oss till bättre beslut och färre suboptimeringar.

I praktiken behövs ändå ett ord för dokumentationsdelen av verksamhetssystemet. Hur låter ”verksamhetshandbok”? Det vill säga ”Så här jobbar vi hos oss”. Det tycker vi är tydligare, mer verksamhetsnära och förhoppningsvis framkallar det inte samma tomma blick som ”ledningssystem”.

 

2. Gör arbetet strategiskt

Hur arbetar ni med strategi? Förmodligen har ni ett antal aktiviteter som återkommer på årlig basis. För många är budgetarbetet en viktig del för det kräver prioritering mellan olika satsningar och initiativ för utveckling.

Är ledningssystemet en del av det strategiska arbetet? För många är det inte det. Det går ingen röd tråd från de förflyttningar av verksamheten som ledning och styrelse vill se till de projekt eller aktiviteter som är planerade för att utveckla ledningssystemet eller, som ofta är fallet, behålla ett certifikat. Saknas den röda tråden riskerar ni att gå miste om de synergieffekter som uppstår när olika delar, med samma mål, kopplas samman. Risken är att ni bygger parallella strukturer med dubbelarbete, otydlighet och frustration som följd. Vårt inspelade webinar om strategiskt hållbarhetsarbete ger dig inspiration till strategiarbetet.

 

3. Alla är unika

Man kan kopiera innehållsförteckningen i en standard och sedan fylla på med information efter bästa förmåga, men det är inte en bra lösning. Tro oss. Många har prövat, få är nöjda. För det första kommer ni att få problem när ni inser att alla standarder inte har samma innehållsförteckning (även om det blir bättre och bättre på den punkten). För det andra blir det snabbt frustrerande när det visar sig att samma information täcker flera av kraven. Ska man då upprepa sig eller referera? Det blir snabbt förvirrande.

Ni har så klart en bra bild av hur just er verksamhet fungerar i praktiken. Vad det är som händer från att en kund uttrycker ett behov eller en önskan till att ni har levererat er produkt eller tjänst (och fått betalt). Det är denna bild ni ska utgå ifrån! Sedan kan ni i lugn och ro göra bilden mer detaljerad där det behövs och bocka av standardkraven ett efter ett. Det är en fröjd att inse att en och samma rutin kan uppfylla 7 krav i 3 olika standarder.

 

4. Bygg på det som redan finns och som fungerar

Som sagt, ni är experter på er verksamhet. Ni vet vad som fungerar och vad som inte fungerar. För att utvecklas ska ni utnyttja era styrkor och bygga på det som är bra. Alla är som sagt unika och det är genom självinsikt ni kan hitta det sätt att utvecklas som passar er bäst. Vår egen forskning visar detta tydligt i en jämförelse av IKEA och SCA och hur de arbetar med hållbarhet i produktutvecklingen. Goda resultat men med två helt olika approacher som ett resultat av två helt olika företagskulturer.

Så ställ er frågorna:
När är vi riktigt bra? och
Vad är det som gör att vi är riktigt bra?

 

5. Optimera mängden dokumentation

När vi sätter oss ner för att sätta ord på hur vi jobbar händer ofta något märkligt. Även de mest kortfattade ingenjörerna, som helst skriver i Excel, förvandlas till en pånyttfödd Fjodor Dostojevskij med betalt per ord. Hos våra kunder hittar vi ofta långa och krångliga beskrivningar av arbetssätt som ute i praktiken är geniala i sin enkelhet. Känner du igen dig?

Vänd på det och fokusera på att utveckla verkligheten och beskriv den så enkelt det går. Gärna så nära som möjligt där den sedan ska användas. Enkelt språk, punktlistor, bilder, illustrationer och filmklipp är utmärkta hjälpmedel. Allt behöver inte dokumenteras, det tåls att upprepa. Kan något gå riktigt snett bara för att det inte är dokumenterat? Ja då kanske vi ska ha det på pränt. Annars kanske vi klarar oss bra ändå. En mindre avvikelse är inte hela världen så all dokumentation behöver inte vara komplett hela tiden. Beskrivningarna kan få växa fram i lagom takt. Riktigt bra dokumentation är integrerad i processer och arbetssätt och byggs steg för steg över tid.

 

6. Gör informationen tillgänglig

Är vi överens om att pärmens era är förbi? Då har vi alla möjligheter att skräddarsy åtkomsten till information. Sociala intranät där vi enkelt jobbar i gemensamma dokument, skärmar med de viktigaste mätetalen i realtid, surfplattor med tillgång till rutiner, möjligheterna är oändliga. Ändå är lappen med lathunden i fem steg fortfarande det bästa alternativet, ibland. Utgå från användarna. Hur ser förutsättningar och behov ut? Otillgänglig information = oanvänd information.

Funderar du på utveckling av intranät? Läs vårt inlägg om hur intranät kan få ledningssystemet att flyga.

 

7. Bli bäst på att bli bättre

Själva grundtanken med att arbeta med ledningssystem är att hela tiden bli bättre, att utveckla bättre processer som ger bättre produkter och tjänster med mer nöjda intressenter som effekt. Därmed gäller det att skapa förutsättningar för detta. Det handlar om balans mellan byggande och förvaltande. Ofta bygger vi i kortare intensiva perioder och sedan förvaltar vi däremellan. Det handlar om att ställa sig frågan, hur bygger vi så att vi kan, hinner och orkar förbättra även i den mer förvaltande delen? Svaret är ofta enkla lösningar som alla förstår och kan använda. Hur? Den som löser det kan bli bäst på att bli bättre och förr eller senare helt enkelt bara bäst.

 

8. Involvera mera

Att hela tiden bli bättre och att utveckla innebär att förändra arbetssätt, rutiner och processer. Arbetssätt som utvecklas utan att den som senare ska utföra själva arbetet involveras lider hög risk att bli fullständigt oanvändbara. Det krävs detaljkännedom och det som vi ofta pratar om som tyst kunskap och som är oerhört viktigt att ta vara på för en framgångsrik verksamhet. Ibland kan inte alla involveras hela tiden, det skulle ta för mycket tid. Fundera då på hur ni kan sätta ihop en grupp som är så representativ som möjligt. Hur får ni med såväl operatörer, montörer etc. som inköp, ekonomi, kvalitet, miljö, arbetsmiljö osv.?

En annan del av att involvera är att kommunicera, informera och dokumentera på ett sätt så att alla hänger med. Nyckeln till detta är i de flesta situationer att använda ett språk som ligger nära verksamheten och att hålla det enkelt. Använder ni aldrig ordet process i vardagen kanske inte mallar, skriftliga rutiner, information eller annan mer formell kommunikation ska göra det heller? Varje företag har sitt speciella språkbruk med ord och uttryck som formats för att kunna uttrycka det som behövts uttryckas. Utnyttja det språk ni redan har och komplettera med eftertanke vid behov!

 

9. Certifikaten kommer (nästan) på köpet

Det finns forskning som visar att de organisationer som utvecklar sitt ledningssystem enkom för att få ett certifikat går miste om mycket av värdet med arbetet. Däremot, de organisationer som ser certifieringsarbete som ett sätt att driva förbättring får en klart bättre verksamhet.

Är ni certifierade? Visst är det en viss skillnad på att arbeta för att utvecklas och som en del i det göra revisioner och riktade åtgärder mot att en gång om året gömma sig bakom en fasad av dokumentation som har lite med verkligheten att göra? Det senare sänker motivationen och skapar frustration och stress. När certifikatet är en effekt av ett bra arbete, då är det istället något att vara stolt över.

Att vara certifierad kostar ju ändå en slant. Är det värt det? Ja, om ni ser till att få en bra revisor som kan ge er ett värdefullt utifrån-perspektiv. Bjud in revisorn och låt hen visa vad hen går för, kanske ger det så mycket värde att bara det är värt pengen som certifieringsorganet tar? Då kan ni se det som att ni fått certifikaten helt på köpet.

 

10. Fråga någon med erfarenhet

Som med det mesta här i världen är det alltid bra att bolla med någon som har erfarenhet innan man sätter igång. Samma sak gäller för certifieringar och verksamhetsutveckling. På bara ett par timmar kan en erfaren person få en bra känsla för er verksamhet och ge ovärderliga tips och tricks inför förändringen eller certifieringsprojektet. Oavsett vem du frågar, utgå från de övriga nio tipsen så att du får tag på någon som vet vad de pratar om.