12 juni 2017

Få ledningssystemet att flyga – 3 steg till bättre intranät

IT, lätt att hacka på när det inte fungerar. Intranät är olika, något är den naturliga starten på arbetsdagen dit vi återkommer gång på gång. Ett annat är en trevlig yta men med få vettiga funktioner. Ett tredje är ett sömnpiller med aura av tidigt 90-tal. 

Digitaliseringen pågår och vi har bara börjat att utnyttja dess möjligheter. Att få till utvecklingen av den digitala arbetsplatsen där intranätet är centralt har aldrig varit viktigare. Tyvärr är det få intranät som på ett fullgott sätt levererar det de ska eller utvecklas i rätt riktning. I det här inlägget skriver vi om några fallgropar och vad man kan tänka på för att undvika dem samt hur ledningssystemet kommer in i bilden. I slutändan handlar allt om nöjda användare som får jobbet gjort på ett smart sätt.

 

Intranätet – megafon eller en plats för innovation?

Intranät har gått från att vara ledningens digitala megafon till att bli ett virtuellt nav för alla som arbetar vid datorer, tablets och smartphones. Rätt använt kan information hittas, idéer spridas,  rutiner följas och mycket mer. Kollegor kan arbeta tätare samman i samma arbetssätt, oavsett var i världen de råkar befinna sig. Även formen har förändrats, eller snarare breddats. Populära plattformar som Episerver och Microsofts SharePoint blir bättre för varje version men vi har också kunder vars intranät består av en Facebookgrupp som bara medarbetarna har tillgång till och kan se.

 

 

En plattform för verksamhetshandboken

Ett väl fungerande intranät är den perfekta plattformen för en levande verksamhetshandbok, även känt som ledningssystem eller verksamhetssystem.  Alltså policys, skriftliga rutiner, mallar med mera. I det här inlägget kan du läsa mer om vad som är bra att tänka på vid utveckling av ledningssystem eller verksamhetssystem.  Ett schysst intranät kan även underlätta och snabba på eventuella certifieringsprocesser, något som för vissa kan vara ett konkurrensmedel.

 

Svenska intranät – låg prestanda men med stor potential

Så hur bra är svenska företags intranät på det de ska prestera? I en studie där intranätansvariga tillfrågats tycker 93 % att deras intranät inte är en bra källa till innovation! Av samma personer svarar knappt var tredje att deras intranät innehåller användargenererat innehåll. På effektivitetssidan har utvecklingen kommit längre vilket förmodligen beror på att det är en aspekt av intranätet som varit i fokus längre än de två förra. Hursomhelst, på det stora hela finns en stor förbättringspotential.

Hur har det blivit så här då kan man fråga sig? Tidigare nämnda studie slår fast följande som förklaring:

  • Syftet med intranätet är otydligt – Bara 37 % av de ansvariga anger att syftet är tydligt för deras intranäts olika delar.
  • Få intranät designas och byggs med användarna i fokus – Endast 34% av de ansvariga uppger att deras intranät är anpassade efter användarnas behov!
  • Utvärderingen av intranäten uteblir och mätbara mål saknas – Majoriteten mäter men väldigt få gör faktiskt något med den data de samlat in.

Uppradat så här ges det en ganska dyster bild av hur intranäten mår och det är nog sant att det finns en rejäl potential hos många företag att få mycket mer ur sitt intranät med en systematisk och användarbaserad utveckling. Ett första steg i det arbetet kan vara en nulägesanalys av ditt företags unika förutsättningar som en grund för ett utvecklings- eller förbättringsprojekt. Här kan du läsa om effekterna av en nulägesanalys hos en av våra kunder.

 

3 steg till nöjda och aktiva användare

Står ditt företag inför att göra om eller förändra intranätet, bär med er frågorna:

  1. Vad är syftet med intranätet och dess olika delar?
  2. Hur får vi med användarna i utvecklingen?
  3. Vilka mätbara mål kan vi sätta som driver en sund utveckling? 

Vi tror att nöjda användare är en förutsättning för aktiva användare och aktiva användare är helt nödvändigt för användargenererat innehåll. Det säger sig självt! Det är i det användargenererade innehållet vi finner innovationskraften och tillhörigheten. Om ni minns dem? Det var ju dem vi ville åt med de sociala intranäten.

 

Till sist, glöm inte sökfunktionen – den är framtiden

Om vi tittar på åtkomsten till information, till exempel. Mycket kraft läggs ofta på att strukturera informationen så att den blir enkel att hitta, ofta efter avdelning eller per process. Inget fel i det, så länge det är en en bra logik som är konsekvent är det en bra grund. Men idag har vi blivit bortskämda med att hitta det vi behöver genom enkla sökningar. Detta kräver två saker:

1) Du behöver en fungerande sökmotor på ditt intranät.

2) Du behöver användare som kan döpa filer och sidor.

Filnamn är nu viktigare än i vilken mapp eller bibliotek filen ligger i. Exempelvis ”Utkast ver 2 MJs ändringar” kunde tidigare vara ett gångbart filnamn för, låt oss säga, en rapport om intranätens utveckling. Mapphierarkin skvallrade om innehållet.

I Google-eran blir ett sådant filnamn totalt hopplöst. Få saker är mer frustrerande än att behöva leta efter något man vet finns men inte hittar. Användare behöver således lära sig att döpa filer för att företagets kunskap ska bli tillgänglig och återanvändbar. Ett bra filnamn på nämnda rapport skulle kunna vara ”Rapport intranätens utveckling”. Versionshantering och metadata som författare och status klarar moderna intranät så det går att skippa. Utifrån detta är det anmärkningsvärt att endast 20 % av företagen i en studie av WSA arbetar aktivt med att förbättra sin sökfunktion.

Så arbeta med sökfunktionen, den är vägen till användarnas hjärtan!