Hållbarhetsredovisning – 6 tips som hjälper er att lyckas

Fler måste hållbarhetsredovisa efter ny lag

Många stora företag har hållbarhetsredovisat i flera år vid det här laget. Men i och med den nya lagstiftning som trädde i kraft vid årsskiftet 2017/2018 har hållbarhetsredovisning blivit en aktuell fråga för många fler svenska företag. 

I den här artikeln har vi samlat våra bästa tips för att arbetet med att hållbarhetsredovisa ska bli effektivt, driva på er strategiska utveckling och så klart, leda till en riktigt schysst hållbarhetsrapport ni kan vara stolta över. 

1. Gör hållbarhetsredovisningen till en del av strategiarbetet
2. Hitta era hållbarhetsområden
3. Involvera kollegorna 
4. Våga vara ärliga
5. Gör det lätt att hitta 
6. Ha gott om tid

 

1. Gör hållbarhetsredovisningen till en del av strategiarbetet

Förutom det uppenbara syftet med att uppfylla lagen om hållbarhetsredovisning har ni kanske frågat er själva vad en hållbarhetsredovisning kan bidra med? ”Den kommer stärka vårt varumärke” är ett argument som ofta hörs. Om det ändå vore så! Men med handen på hjärtat, hur många hållbarhetsrapporter har du själv läst i rollen som konsument eller vid inköp till din organisation? 

Vi tror mer på att räkna hem arbetet genom att se rapporteringen som en viktig del av strategiprocessen som utifrån ett hållbarhetsperspektiv driver på:  

• Analys av strategiska risker och möjligheter 
• Utveckling av er affärsmodell 
• Innovation av produkter och/eller tjänster
• Utvecklingen av kritiska processer 
• Vassare uppföljning och målstyrning 

Om vi dröjer lite vid uppföljning och målstyrning så är vår erfarenhet att många som rapporterar har stora problem med att få fram mätdata till rapporten. Det handlar om att synka verksamhetens uppföljning med det som ska rapporteras. Och det som följs upp bör vara det som är strategiskt viktigt. 

Men har rapporten ingen påverkan på varumärket? Förmodligen väldigt liten, rapportformatet har helt enkelt inte den kraften. Däremot, en riktigt bra hållbarhetsrapport är ju en guldgruva för en marknadsavdelning att ösa ur! Den data och de resonemang ni arbetat fram går ju att paketera om och göra mer lättillgängliga på ett sätt som får kunder och andra intressenter att se och förstå allt bra som ni förhoppningsvis gör. 

Är ramavtal och offentliga upphandlingar viktiga för er omsättning? Synka er rapport med vad inköparna frågar efter så kommer mycket av arbetet redan vara gjort när det är dags att skicka in era anbud.

 

2. Hitta era hållbarhetsområden

Vi tror att det bästa sättet att lyckas koppla ihop hållbarhetsredovisning och hållbarhetsarbete med det strategiska arbetet är att hitta sina egna hållbarhetsområden. Med hållbarhetsområden menar vi områden som är strategiskt viktiga att leverera på. Det är Ekonomi så klart. Personal skulle de flesta säga. Men det handlar också om att fånga kärnaffären. På bilden nedan ser du de områden en av våra kunder flygfraktbolaget West Atlantic slagit fast som de områden där de kan göra skillnad. Eftersom de sysslar med flyg så är flygsäkerhet en given del utifrån företagets kärnaffär. 

Att jobba fram sina hållbarhetsområden rimmar också bra med lagen om hållbarhetsredovisning. I den står att om ett företag har påverkan på områden, utöver de fem obligatoriska områdena så ska dessa områden också tas upp i hållbarhetsredovisningen. Tillbaka till exemplet West Atlantic och området flygsäkerhet. Flygsäkerhet står inte uttryckligen med i lagen men eftersom området är så pass viktigt för att kunna förstå företagets ställning så ska det med i hållbarhetsredovisningen. 

Två användbara frågor för att identifiera sina hållbarhetsområden: 

• Vad är viktigt för er? 
• Vad tycker era intressenter är viktigt? 

Det finns också massor av inspiration på det här området. Till exempel ISO 26000, Agenda 2030 och de globala hållbarhetsmålen, Global Reporting Initiative(GRI) och FNs Global Compact innehåller massor av exempel på områden ni kan inspireras av.

När ni väl identifierat era hållbarhetsområden handlar det om att fylla dem med innehåll. I vissa delar har ni säkert kommit långt med etablerade mätetal och mål. Ni har en historia att berätta! Men förmodligen kommer ni också hitta områden ni inte riktigt jobbat med tidigare som ni nu behöver ta tag i. Även här kan standarderna och vägledningarna ovan ge bra inspiration till vad som är viktigt och hur andra tänkt.

 

3. Involvera kollegorna

Vår erfarenhet är att marknadsavdelningen eller kommunikationsavdelningen ofta får bära hela ansvaret för hållbarhetredovisningen. Det kan också landa i knät på till exempel ekonomi- eller miljöchefen med en stor ”Lös det bara”-stämpel. En redovisning framtagen av bara en avdelning eller person under tidspress innebär en risk att slutresultatet inte blir representativt och något som resten av verksamheten får svårt att känna igen sig i. 

Genom att tidigt involvera olika delar, exempelvis i form av en tvärfunktionell styrgrupp för arbete, kan ni få en bra överblick av vad som finns, vad som fungerar, vilka data som finns tillgängliga, vad verksamheten tycker är viktigt och vad den är stolt över. Det kanske kostar lite mera tid inledningsvis men det kommer ni att ha igen med råge i slutet av projektet och vid framtida rapportering. 

 

4. Våga vara ärliga i hållbarhetsredovisningen 

Den som läser några slumpmässigt utvalda hållbarhetsredovisningar kan få intrycket av att det knappt finns ett endast problem i vår värld. I alla fall inga som berör våra företag. Hållbarhetsredovisningar får ofta stark slagsida mot att berätta om allt som är positivt och undvika problemen och utmaningarna. Problemet är ju att vi alla vet att vi tillsammans står inför enorma utmaningar vad gäller mänskliga rättigheter, klimat, förbrukning av naturresurser och mycket mer. 

Att väja för de problem som verksamheten skapar eller är en del av och inte diskutera hur dessa ska lösas sänker trovärdigheten för rapporten och i förlängningen för företagets varumärke. Istället, beskriv utmaningarna, sätt siffror på dem och ange med målsättningar vart ni vill förflytta er. Den typen av rapportering inger förtroende! Och ser det riktigt illa ut får ni väl ta tag i det direkt (då underlättar det om man startat i tid!). 

Vår erfarenhet är att det ofta finns en överdriven rädsla, kanske särskilt inom företagsledningar, för att beskrivningar av problem och utmaningar ska ha negativ påverkan. Vi tror tvärtom, det är en chans att ta på sig ledartröjan och visa att ni vill vara en del av lösningen istället för en del av problemet. Dock, vi tror att rapportens genomslagskraft även i det här avseendet är ganska marginell. Ett sätt att hantera detta är att tidigt i arbetet diskutera känsliga ämnen och fundera igenom hur problem och utmaningar kan beskrivas på ett sätt som alla både känner igen sig i och kan leva med att publicera.

 

5. Gör det lätt att hitta i hållbarhetsrapporten

Som läsare av en hållbarhetsrapport vill man ha allt samlat och inte behöva bläddra fram och tillbaka för att kunna förstå resonemang eller jämföra olika mätetal. Gör det lätt att hitta! Annars är risken att läsaren undrar om ni försöker dölja något genom att göra det svårbegripligt. Utgår ni från era hållbarhetsområden så tycker vi att följande struktur ger en bra överblick och gör det lätt att hitta: 

• Översikt över era hållbarhetsområden 
• För varje område: 
  
  • Policys, mätetal och mål samt andra åtaganden  
  • Viktiga delområden/aspekter 
  • Per delområde:
    • Specifika policys 
    • Mål och mätetal 
    • Risker och hantering av dem 
    • Möjligheter och planer 

Om vi som hållbarhetsområde tar exemplet Miljö så finns förmodligen en miljöpolicy. Kanske finns det också en KPI som sammanfattar hela området på ett bra sätt, kanske är ett åtagande att ni eller era produkter är Svanenmärkta och därmed uppfyller en rad olika kriterier. Exempel på ett delområde är klimat. Då kan det finnas rese- eller bilpolicy för att begränsa utsläpp av klimatgaser. CO2-utsläpp är för många ett naturligt mätetal för att kunna följa effekterna av arbetet. Risker kopplade till klimat kan vara att priset för att släppa ut koldioxid snabbt ökar eller att företaget på något sätt drabbas av klimatförändringarna. En möjlighet kan vara en ökad konkurrenskraft om produkterna eller tjänsterna förändras till att orsaka mindre utsläpp eller att det bir lättare att rekrytera unga talanger med ett aktivt klimatarbete. 

 

6. Ha gott om tid

För att lyckas och få till en snygg, välstrukturerad och lättläst hållbarhetsrapport gäller det att både starta i tid och att ha rätt resurser tillgängliga. 

Vilka kompetenser behövs? Har ni dem internt eller behöver ni hjälp utifrån? Exempelvis med att skriva texter eller med lay-outarbetet? För att identifiera just sådana frågor och för att arbetet ska bli väl planerat och fokuserat krävs planering och en projektledare. 

För att undvika stress och panik månaden innan rapporten ska publiceras underlättar det om ni delar in arbetet i tydliga faser och överlämningar. Det minskar risken för omarbete och tydliggör vem som förväntas göra vad. Det är inte effektivt om textändringar dånar in precis när grafikerna lagt sista handen vid lay-outen! Det är däremot vanligt… 

Underskatta inte heller hur svårt och tidskrävande det kan vara att samla in och sammanställa data! Särskilt om verksamheten inte är förberedd på vilken data de förväntas leverera när det är dags för bokslut. Har ni beslutat om mätetal och planerat datainsamlingen i förväg kommer det göra livet mycket lättare för alla inblandade. 

Många som rapporterar för första gången lägger mycket tid på intressentdialogen. Intressentdialog är en viktig del men frågan är om det är rätt prioritering att lägga mycket av er begränsade tid och energi på en fullskalig intressentdialog första gången ni ska rapportera? Det är mycket annat som ni ska få ihop och få att funka. Förmodligen har ni redan tillräcklig koll på vad era intressenter tycker är viktigt för en först hållbarhetsredovisning. Vårt tips är att få rapporteringen att sätta sig först och sedan utveckla intressentdialogen.  

Dessutom, ni kommer få bättre respons från era intressenter om ni ber dem komma med synpunkter på genomtänkta resonemang och förslag än om ni ställer en öppen fråga om vad de tycker är viktigt. 

Mer inspiration, tips och exempel om hållbarhetsredovisning hittar du i vårt webinar: Hållbarhetsredovisning – drivkraft för utveckling?

 

Hållbarhetsredovisning + Certifiering = Sant

Grundtanken med hållbarhetsredovisning har mycket gemensamt med grundtanken om ISO-certifiering. Det innebär att den som arbetar genuint med att hållbarhetsredovisa relativt enkelt kommer kunna ta steget till en ISO-certifiering och vice versa. Läs mer om hur vi arbetar med ISO-certifiering. 

Sitter du nu med frågor kring arbetet med hållbarhetsredovisning, kontakta oss gärna! 

Lycka till!